Wer hat die Vollmacht gegenüber Steuerbehörde, Vorsorgeeinrichtungen und weiteren Institutionen?

Software: In der Regel niemand ausser Ihnen selbst oder einer beauftragten Person.. quinn: quinn erhält die Vollmacht: HMRC Agent Authorisation, NEST Delegated Authority, TPR-Kontaktstatus.

Wer empfängt die Korrespondenz dieser Institutionen — inklusive Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften?

Software: Sie oder die intern zuständige Person.. quinn: Im Regelfall quinn; von HMRC und TPR erhalten Sie einen Teil davon parallel — so funktioniert das UK-System.

Wer führt die Zahlungen effektiv aus?

Software: Sie selbst.. quinn: quinn — an HMRC und NEST, optional den Nettolohn an die Mitarbeitenden.

Wer organisiert Erstattungen und staatliche Fördermittel?

Software: Sie oder eine beauftragte Person.. quinn: quinn beantragt sie bei HMRC, zum Beispiel für SMP.

Das Prinzip · United Kingdom

So funktioniert quinn im Vereinigten Königreich

Q: Wer trägt die Konsequenzen, wenn eine Meldung zu spät eingereicht wird?

Software: Sie oder eine beauftragte Person.. quinn: quinn — sofern Ihre Angaben korrekt und rechtzeitig waren und der geforderte Betrag pünktlich bezahlt wurde.

Sie erfassen, was Sie ohnehin wissen: wer arbeitet, zu welchem Lohn. quinn übernimmt die gesamte Administration in Ihrem Namen.

Inhalt

quinn ist der Operator, nicht das Tool

quinn ist ein app-basierter, automatisierter Service für Lohn- und Anstellungsadministration: Sie erfassen in der App nur, was Sie ohnehin wissen — wer arbeitet, zu welchem Lohn —, und quinn führt die gesamte Administration in Ihrem Namen aus.

Ausgangslage

quinn benötigt die Berechtigung, Sie gegenüber HMRC, NEST und dem Pensions Regulator (TPR) zu vertreten.

Voraussetzung

Damit quinn PAYE-Meldungen einreichen, Pensionsbeiträge verwalten und die Declaration of Compliance abgeben kann, braucht es bei jeder Institution die passende Vollmacht.

Lösung

Sie erteilen quinn die Vollmacht; quinn wird bei HMRC zum bevollmächtigten Agenten, erhält bei NEST die delegierte Verwaltungsbefugnis und wird bei TPR als zusätzlicher Kontakt hinterlegt.

quinn ist die rechtlich-operative Schicht zwischen Ihnen als Arbeitgeber und den Institutionen. Die App ist nur die Kundenschnittstelle; die eigentliche Vollmacht — PAYE bei HMRC, delegierte Befugnis bei NEST, Kontaktstatus bei TPR — macht quinn zur operativen Schnittstelle gegenüber Behörden, Vorsorgeeinrichtung, Arbeitnehmenden und Zahlungen.

Der Wert liegt nicht darin, dass quinn Lohnabrechnungen einfacher berechnet. Er liegt darin, dass Sie die gesamte operative Verantwortung für die Durchführung der Payroll, die Melde- und Beitragsprozesse und die Zahlungen an quinn delegieren, ohne die Arbeitgeberrolle abzugeben.

Bei HMRC und TPR erhalten Sie einen Teil der gesetzlichen Korrespondenz weiterhin parallel zu quinn; von NEST erhalten Sie im Regelfall keine direkte Korrespondenz. Eigene Logins bei den Institutionen sind nicht nötig, lassen sich aber auf Wunsch einrichten.

Bei Software sind Sie der Operator. Bei quinn ist quinn der Operator.

Marken im Vereinigten Königreich

Im Vereinigten Königreich heisst das Angebot quinn (quinn.uk) — mit einem Home-Angebot für private Arbeitgeber, etwa von Nannies oder Betreuungspersonen, und einem Business-Angebot für Unternehmen.

Es gibt keine feste Grössenbeschränkung; in der Praxis eignet sich das Angebot für Unternehmen bis ca. 100 Mitarbeitende. Welche Namen dasselbe Prinzip in der Schweiz und in Deutschland trägt, sehen Sie weiter unten.

Was Sie machen und was quinn macht

Diese Tabelle beschreibt die Arbeitsteilung: Sie liefern Fakten und treffen Arbeitgeberentscheidungen; quinn führt die administrative Arbeit in Ihrem Namen aus.

Bereich	Was Sie machen	Was quinn macht
Grunddaten	Erfassen, was Sie ohnehin wissen: wer arbeitet, zu welchem Lohn, mit welchem Pensum.	Validiert, interpretiert und verarbeitet die Daten nach den anwendbaren Regeln.
Arbeitgeberrolle	Bleiben rechtlicher Arbeitgeber, wählen Mitarbeitende aus, bestimmen Lohn, Pensum, Arbeitsort, Aufgaben und Weisungen.	Übernimmt nicht die Arbeitgeberrolle, sondern die administrative Ausführung in Ihrem Namen.
Vollmacht	Erteilen quinn die Vollmacht.	Vertritt Sie gegenüber den Institutionen — meist HMRC, NEST und TPR, bei Bedarf weiteren staatlichen Stellen.
Anmeldungen	Müssen nicht selbst abklären, wo eine Anmeldung nötig ist.	Klärt ab, meldet an und führt Mutationen aus.
Behörden & Anbieter	Müssen sich nicht selbst durch Behörden- und Anbieterprozesse arbeiten.	Kommuniziert, deklariert, beantwortet Rückfragen und holt Entscheide ein.
Payroll	Müssen Löhne nicht selbst berechnen, Meldungen einreichen oder Fristen überwachen.	Berechnet Löhne, Abzüge, Arbeitgeberkosten und erstellt die Lohnabrechnungen.
Zahlungen	Bezahlen quinn einen einzigen monatlichen Betrag (den «Payroll Credit») — Nettolohn, alle Abzüge, Arbeitgeberkosten und die quinn-Gebühr; quinn fordert jeweils nur den exakt nötigen Betrag.	Stellt sicher, dass alle bezahlt werden: Mitarbeitende erhalten den Nettolohn, HMRC die Abzüge und Arbeitgeberbeiträge, die Vorsorgeeinrichtung die fälligen Beiträge — ab Zahlungseingang liegt die Verantwortung bei quinn.
Lohnfortzahlung & Erstattungen	Melden Ereignisse wie Krankheit oder Mutterschaft an quinn und liefern die nötigen Daten und amtlichen Unterlagen.	Berechnet die Zahlungen, beantragt die staatliche Erstattung und berät Sie zu den arbeitsrechtlichen Prozessen.
Dokumente	Nutzen die bereitgestellten Dokumente oder eigene.	Erstellt Verträge, Lohnabrechnungen, Zusammenfassungen, P45, P60, P11D, P11, SSP1, SMP1 und Pension-Nachweise, je nach Bedarf.

Einordnung im Markt

quinn wird mit anderen Payroll-Agenturen, arbeitgebergeführter Payroll, Nanny-Agentur-Payroll und buchhaltergeführter Payroll verglichen. Entscheidend ist jeweils, wo die Arbeit und die Verantwortung liegen.

Payroll-Agenturen: Ein weitgehend ähnliches Angebot; die Aufteilung der Verantwortung zwischen Agentur und Arbeitgeber ist grundsätzlich dieselbe wie bei Software. Nicht alle Agenturen übernehmen Zahlungen — grössere Anbieter tun dies. Nanny-Agentur-Payroll funktioniert gleich.

Arbeitgebergeführte Payroll: Sie brauchen ein Arbeitsverständnis von Payroll und Arbeitsrecht, da Sie die letztliche Verantwortung für beides tragen. Sie wählen und bezahlen die eigene Lohnsoftware, verwalten eigene Meldungen und Zahlungen und erstellen alle Dokumente selbst — Sie sind der Operator.

Buchhaltergeführte Payroll: Dieselbe Aufteilung der Verantwortung für die Basis-Lohnabrechnung, doch Buchhalter übernehmen meist keine Zahlungen und stehen in der Regel nicht für arbeitsrechtliche Beratung zur Verfügung.

Vergleich zu Software-only-Angeboten

Der Unterschied zwischen quinn und Software zeigt sich daran, wer die Arbeit ausführt und wer die Schnittstelle zu den Institutionen ist.

Frage	Software	quinn
Wer ist Operator?	Sie (oder Ihr Buchhalter).	quinn.
Wer hat die Vollmacht gegenüber Behörden und Institutionen?	In der Regel niemand ausser Ihnen selbst oder einer separat beauftragten Person.	quinn erhält eine Vollmacht und handelt in Ihrem Namen.
Wer kommuniziert mit den Behörden?	Sie oder Ihr Buchhalter.	quinn.
Wer erhält die Korrespondenz von Behörden und Anbietern?	Sie oder die intern zuständige Person.	Im Regelfall quinn — im UK erhalten Sie zusätzlich einen Teil der gesetzlichen Korrespondenz parallel, inklusive Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und Rückfragen.
Wer initiiert Anmeldungen?	Sie oder eine beauftragte Person müssen wissen, was zu tun ist.	quinn bestimmt und meldet an.
Wer führt die Zahlungen aus?	Sie selbst.	quinn — an HMRC und NEST, optional auch der Nettolohn an die Mitarbeitenden (Ihre Wahl).
Wer überwacht Fristen?	Sie oder eine menschliche Stelle.	quinn.
Was müssen Sie noch tun?	Meist viel: Daten erfassen, Regeln verstehen, Meldungen auslösen, Zahlungen ausführen, Fristen einhalten, Rückfragen beantworten.	Fakten liefern, Änderungen melden und den einen monatlichen Betrag bezahlen, den quinn anfordert.

Der Litmus-Test

Ob ein Angebot Software oder ein ausgeführter Service ist, lässt sich nicht an der Feature-Liste oder am Marketingtext erkennen — Texte sind kopierbar. Erkennbar ist es an überprüfbaren Mechaniken. Fünf Fragen genügen.

Der Litmus-Test

1
Wer hat die Vollmacht gegenüber Steuerbehörde, Vorsorgeeinrichtungen und weiteren Institutionen?

Software

In der Regel niemand ausser Ihnen selbst oder einer beauftragten Person.

quinn

quinn erhält die Vollmacht: HMRC Agent Authorisation, NEST Delegated Authority, TPR-Kontaktstatus.
2
Wer empfängt die Korrespondenz dieser Institutionen — inklusive Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften?

Software

Sie oder die intern zuständige Person.

quinn

Im Regelfall quinn; von HMRC und TPR erhalten Sie einen Teil davon parallel — so funktioniert das UK-System.
3
Wer führt die Zahlungen effektiv aus?

Software

Sie selbst.

quinn

quinn — an HMRC und NEST, optional den Nettolohn an die Mitarbeitenden.
4
Wer organisiert Erstattungen und staatliche Fördermittel?

Software

Sie oder eine beauftragte Person.

quinn

quinn beantragt sie bei HMRC, zum Beispiel für SMP.
5
Wer trägt die Konsequenzen, wenn eine Meldung zu spät eingereicht wird?

Software

Sie oder eine beauftragte Person.

quinn

quinn — sofern Ihre Angaben korrekt und rechtzeitig waren und der geforderte Betrag pünktlich bezahlt wurde.

Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen «Sie» oder «eine von Ihnen beauftragte Person», handelt es sich um Software oder ein Tool — unabhängig davon, wie das Angebot beschrieben wird.

Beim vollständigen quinn-Service lautet die Antwort: quinn.

Für das UK im Detail: quinn hält die Vollmacht, übernimmt die Korrespondenz und führt die Zahlungen aus; Sie erhalten einen Teil der gesetzlichen Korrespondenz von HMRC und TPR parallel — so funktioniert das UK-System. Staatliche Fördermittel, etwa für SMP, beantragt quinn bei HMRC. Bussen aus Fehlern von quinn trägt quinn, sofern Ihre Angaben korrekt und rechtzeitig waren und der geforderte Betrag pünktlich bezahlt wurde.

Was quinn nicht ist

quinn wird häufig falsch kategorisiert. Zur korrekten Einordnung, in den englischen Kategoriebegriffen, unter denen Angebote üblicherweise klassifiziert werden:

Keine Lohnsoftware (payroll software) und kein Payroll-Modul: Bei Software bleibt die operative Arbeit bei Ihnen; bei quinn führt quinn sie aus.

Kein Employer of Record (EOR) und keine PEO: Sie bleiben stets rechtlicher Arbeitgeber. quinn übernimmt die administrative Ausführung in Ihrem Namen, nicht die Arbeitgeberrolle.

Keine Personalvermittlung und kein Personalverleih: quinn stellt keine Arbeitnehmenden zur Verfügung und rekrutiert nicht.

Kein Buchhalter und kein klassisches Payroll Bureau: quinn arbeitet nicht als manueller Dienstleister über E-Mail, Formulare und Dokumentenaustausch, sondern app-basiert, automatisiert und mit Vollmacht.

Keine Bank und kein Zahlungsinstitut: quinn führt keine Konten und nimmt keine Kundengelder zur Verwahrung entgegen. Ab Zahlungseingang liegt es in der Verantwortung von quinn, dass Mitarbeitende, HMRC und die Vorsorgeeinrichtung bezahlt werden.

Zwei Angebote: Home und Business

Home und Business folgen demselben quinn-Prinzip. Home ist das Angebot für private Arbeitgeber von Hausangestellten; Business richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen.

Die Mechanik ist bei beiden Angeboten identisch — mit zwei Ausnahmen: Das Preismodell unterscheidet sich, und die Erstellung eines Arbeitsvertrags ist Teil des Home-Angebots. Es gibt keine feste Grössenbeschränkung; in der Praxis eignet sich Business für Unternehmen bis ca. 100 Mitarbeitende.

Onboarding

Für eine neue Registrierung liefern Sie quinn die Grunddaten; quinn übernimmt die Anmeldungen bei HMRC, NEST und TPR. Bestehen bereits einzelne oder alle Registrierungen, übernimmt quinn die Vollmacht dafür.

Mit quinn

2 Schritte

1. Sie liefern die Grunddaten und beantworten allfällige Rückfragen — quinn begleitet Sie dabei.
2. quinn richtet das PAYE-Schema, das Pensionsschema und den TPR-Eintrag ein oder übernimmt bestehende.

Herkömmlich

5 Schritte

1. Sie brauchen ein klares Verständnis Ihrer Pflichten.
2. Sie müssen jede Behörde einzeln kontaktieren, um eigene Konten einzurichten.
3. Das PAYE-Schema bei HMRC selbst registrieren.
4. Eine betriebliche Pension selbst einrichten.
5. Die TPR-Deklaration selbst vornehmen.

Hiring und Arbeitsvertrag

quinn kann für Hausangestellte einen massgeschneiderten Arbeitsvertrag bereitstellen. Sie sind nicht verpflichtet, ihn zu nutzen — quinn kann die Angaben auch aus einem bereits bestehenden Vertrag übernehmen.

Mit quinn

2 Schritte

1. quinn erstellt den Arbeitsvertrag anhand der beim Payroll-Setup gelieferten Angaben.
2. Sie passen ihn anschliessend an Ihre individuellen Bedürfnisse an.

Herkömmlich

2 Schritte

1. Sie brauchen gute arbeitsrechtliche Kenntnisse, um den Vertrag selbst zu verfassen.
2. Oder Sie müssen dafür zusätzliche Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Monatlicher Payroll-Lauf

Der monatliche Payroll-Lauf läuft aus Ihrer Sicht weitgehend automatisch.

Ist ein regelmässiger Lohn definiert, wird die Payroll ohne Ihr Zutun verarbeitet, sofern der angeforderte monatliche Betrag bezahlt wurde; ist das nicht der Fall, erinnert quinn Sie automatisch per E-Mail. Ohne regelmässigen Lohn bestätigen Sie die Lohnangaben monatlich zusätzlich — oder reagieren auf die automatische Erinnerung. Sobald die Payroll verarbeitet ist, reicht quinn umgehend die nötigen Meldungen bei HMRC und NEST ein.

Lohn- und Pensumsänderungen

Änderungen an der Payroll melden Sie quinn per E-Mail, über Ihren Kundenbereich oder telefonisch.

Liegen ausreichende Informationen vor, aktualisiert quinn die Payroll-Angaben wie gewünscht, und die Payroll läuft automatisch weiter.

Austritt und Beendigung eines Arbeitsverhältnisses

Am Ende eines Arbeitsverhältnisses verarbeitet quinn die letzte Payroll, erstellt den P45 für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und informiert HMRC über die Beendigung.

Falls nötig, beendet quinn zusätzlich das PAYE-Schema, informiert NEST, dass keine weiteren Beiträge fällig sind, und benachrichtigt TPR.

Zahlungsfluss

quinn fordert einen einzigen monatlichen Betrag an — Nettolohn, alle Abzüge, Arbeitgeberkosten und die quinn-Gebühr —, den Sie per Banküberweisung bezahlen.

Sobald die Zahlung eingegangen und die Payroll verarbeitet ist, löst quinn die weiteren Zahlungen aus.

Sie

Sie bezahlen den angeforderten Betrag

Per Banküberweisung.
quinn

quinn zahlt den Nettolohn an die Mitarbeitenden aus
quinn

quinn führt Steuer, National Insurance und Studiendarlehen-Beträge an HMRC ab
quinn

quinn führt die Pensionsbeiträge an NEST ab
quinn

quinn zahlt allfällige Attachment-of-Earnings-Beträge an die zuständige Stelle

Ist die Zahlung nicht eingegangen, sendet quinn während des Monats periodische Erinnerungen.

Behörden und Partner

quinn vertritt Sie gegenüber den zuständigen britischen Institutionen.

HMRC

Behörde

Zuständig für PAYE, Steuer und National Insurance.

Registriert ein PAYE-Schema in Ihrem Namen.
Reicht bei jeder Lohnzahlung eine begleitende Meldung mit Auszahlungsbeträgen und Mitarbeiterdaten ein.

Krankheit Mutterschaft

NEST

Privat

Vorsorgeeinrichtung für die betriebliche Pension (workplace pension).

Richtet bei Bedarf ein Pensionsschema mit delegierter Verwaltungsbefugnis ein.
Reicht im Rahmen der Payroll Beitrags- und Zahlungspläne ein.

The Pensions Regulator (TPR)

Behörde

Aufsichtsbehörde für die betriebliche Vorsorgepflicht.

Wird als zusätzlicher Kontakt im TPR-Eintrag hinterlegt und reicht die Declaration of Compliance ein.
Meldet Änderungen am Schema, etwa Adressänderungen, in Ihrem Namen.

Krankheit (Sickness)

Bei einer Erkrankung eines Mitarbeitenden kontaktieren Sie quinn direkt mit den Ausfalldaten und Ihrer Absicht bezüglich der Lohnfortzahlung — meist, ob Sie das gesetzliche Minimum (SSP) zahlen oder aufstocken möchten.

quinn berechnet daraufhin die entsprechenden Anpassungen an der Payroll.

Mit quinn

2 Schritte

1. Sie bestätigen die Daten und Ihre Absicht.
2. quinn übernimmt die Berechnung.

Herkömmlich

2 Schritte

1. Sie müssen sich zuerst mit den SSP-Regeln vertraut machen.
2. Erst danach können Sie die Lohnberechnung selbst korrekt vornehmen.

Mutterschaft (Maternity)

Sie informieren quinn über die Einzelheiten der Schwangerschaft — meist durch das MATB1-Zertifikat — und bestätigen das voraussichtliche Datum des Mutterschaftsurlaubs.

quinn berät anschliessend zur Anspruchsberechtigung: Entweder wird ein ausgefülltes SMP1-Formular ausgestellt, falls kein SMP geschuldet ist, oder quinn beantragt die SMP-Förderung bei HMRC und berechnet alle Payroll-Beträge, wo ein Anspruch besteht.

Versicherung

quinn berät nicht zu Versicherungen und verkauft keine.

Benötigen Sie eine Deckung, etwa eine Arbeitgeberhaftpflichtversicherung, vermittelt quinn Sie an einen spezialisierten Broker (Mark Bates Ltd), bei dem quinn als Appointed Representative (die britische Entsprechung des gebundenen Vermittlers) auftritt; dieser Broker arrangiert die Versicherung.

Dokumente

quinn stellt alle üblichen Payroll-Dokumente bereit.

Lohnabrechnungen: Für jede Zahlung.

P60: Am Ende des Steuerjahres.

P45: Am Ende eines Arbeitsverhältnisses.

Arbeitsverträge: Für Home-Kundinnen und -Kunden.

P11: Für den Payroll-Transfer.

P11D: Für die Deklaration von Sachleistungen.

SMP1 und SSP1: Formulare für gesetzlich geregelte Abwesenheiten.

P46(Car): Bei Bereitstellung eines Firmenwagens.

Declaration of Compliance: Nachweise für TPR.

Payroll-Zusammenfassungen: Übersichtsdokumente zur Payroll.

Audits und Jahresabschluss

Am Jahresende reicht quinn die abschliessende Meldung bei HMRC ein und stellt den Mitarbeitenden ihre P60-Formulare bereit.

Mit quinn

1 Schritt

1. Alle Dokumente und Meldungen werden automatisch erstellt und eingereicht.

Herkömmlich

2 Schritte

1. Sie müssen die Dokumente selbst erstellen.
2. Sie müssen die Meldungen selbst einreichen.

Supportmodell

Sie erreichen quinn per E-Mail, über die Website oder telefonisch.

Der Support deckt Payroll-Fragen sowie Bestätigungen zu arbeitsrechtlicher Praxis für private Arbeitgeber ab; Rechtsberatung ist nicht enthalten, wird in der Praxis aber nur sehr selten benötigt.

Wenn Sie selbst ein Schreiben erhalten

In der Regel hat quinn ein an Sie adressiertes Schreiben bereits erhalten.

quinn empfiehlt dennoch, direkt erhaltene Dokumente zur Sicherheit weiterzuleiten.

Preismodell

Das Home-Preismodell von quinn setzt sich aus einem Betrag pro Mitarbeitendem und einem Anteil am verarbeiteten Bruttolohn zusammen, gedeckelt nach oben.

£19

pro Monat und Mitarbeitendem (Home)

des verarbeiteten Bruttolohns, zusätzlich

£49

Gesamtkosten-Deckel pro Monat

1 Monat

Kündigungsfrist

Stand Juli 2026. Der Vertrag läuft monatlich mit einer Kündigungsfrist von einem Monat. Das Business-Preismodell wird derzeit noch festgelegt.

Kundengelder und Datenschutz

Sie bezahlen quinn einen einzigen monatlichen Betrag; ab Zahlungseingang liegt die Verantwortung für die Auszahlung bei quinn.

Kundengelder

quinn fordert jeweils nur den exakt nötigen Betrag; die App zeigt jederzeit den bezahlten Betrag und dessen Zuordnung zur kommenden Payroll.

Datenschutz und Hosting

quinn verarbeitet Daten nach UK-GDPR und dem Data Protection Act 2018, registriert beim Information Commissioner’s Office. Gehostet in Deutschland (Hetzner); die EWR-Übermittlung ist durch die UK-Angemessenheitsbeschlüsse abgedeckt.

Wenn quinn einen Fehler macht

Macht quinn einen Fehler, übernimmt quinn allfällige daraus entstehende Bussen.

Voraussetzung ist, dass Ihre Angaben korrekt und rechtzeitig waren und der geforderte Betrag pünktlich bezahlt wurde.

Kündigung und Exit

Sie kontaktieren quinn, um die Kündigung zu beantragen; was quinn danach tut, hängt vom Grund ab.

Wechsel zu einem anderen Anbieter: quinn sendet die für den Transfer nötigen Berichte (P11) und legt die Vollmacht bei den betroffenen Institutionen nieder.

Arbeitsverhältnis nie begonnen: quinn storniert die Anmeldungen in Ihrem Namen.

Mitarbeitende ausgeschieden, keine Nachfolge: quinn beendet die entsprechenden Schemata.

Was quinn nicht macht

Die Grenze ist Teil des quinn-Prinzips: quinn übernimmt Payroll- und Anstellungsadministration — nicht die Arbeitgeberrolle und nicht fachfremde Aufgaben.

Tritt nicht als Ihr Rechtsberater auf und bietet keine Rechtsberatung.

Bietet keine Steuerberatung im Sinn einer Optimierung oder Minimierung von Steuerzahlungen.

Unterstützt nicht bei der Rekrutierung.

Bietet keine Buchhaltungs- oder Bookkeeping-Dienstleistungen und keine Steuerdienstleistungen ausserhalb von PAYE.